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E-Mail in der Praxis

E-Mails sind aus der modernen Kommunikation mit Patienten, Kollegen und Geschäftspartnern nicht mehr wegzudenken. Damit eine E-Mail jedoch nicht genauso unsicher ist wie eine Postkarte sind besondere Vorkehrungen zu treffen. Jede am Transport der Nachricht beteiligte Stelle kann auf die Inhalte zugreifen. Auf welche Wege eine Nachricht zum Empfänger kommt, ist dabei nicht wirklich nachvollziehbar und somit auch nicht wer Kenntnis davon nimmt. Vertrauliche Informationen wie Arztbriefe, Befunde o.Ä. dürfen per E-Mail daher nur versandt werden, wenn entsprechende Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff ergriffen werden, z.B. durch eine Verschlüsselung.

Wir möchten ihnen hier gerne einen Lösungsweg zeigen, können aber keine Garantie für die Vollständigkeit und die Rechtssicherheit der Informationen geben.

Verschlüsselung mit Hilfe von „7Zip“.

Bei 7Zip handelt es sich um ein frei nutzbare Kompressionssoftware für Windows Betriebssysteme zur Erzeugung so genannter „Archive“. Es unterstützt z.B. das verbreitete ZIP-Format. ZIP-Archive bieten die Möglichkeit es mit einem Passwort zu versehen und zu verschlüsseln. Eine auf diese Weise verschlüsselte Datei kann danach per eMail verschickt werden. Der Empfänger benötigt zum öffnen lediglich eine Software, welches das ZIP-Format unterstützt (z.B. WinZIP, 7-ZIP, IZArc, WinRAR, Zipware usw.), sowie das zum sichern verwendeten Passworts.

Wichtig ist das dem Empfänger das Passwort auf eine andere Art und Weise übermittelt wird, z.B. telefonisch, per Brief oder im persönlichen Gespräch. Am besten legen Sie das Passwort fest, wenn Sie sich die schriftliche Nutzungserlaubnis für die Mailadresse einholen.

Für andere Betriebssysteme wie Linux, Apple OS, iOS oder Android stehen ebenfalls Softwarelösungen zur Verfügung, so dass auch ein vertraulicher Austausch zwischen Windows-PC und Rechnern mit anderen Betriebssystemen oder mit Smartphones / Tablets möglich ist.

 

Checkliste

  1. Wenn personenbezogene Daten übermittelt werden sollen, müssen diese für die Übertragung im Internet verschlüsselt werden. Entweder über spezielle Übertragungslösungen (z.B. DE-Mail, E-Post Brief, KV-Safenet) oder die Daten müssen separat (z.B. über den oben genannten Weg) verschlüsselt werden.
    Beachten Sie aber das DE-Mail und andere oben genannten Dienste ihre Mails nicht automatisch verschlüsseln, auch hier müssen Sie erst entsprechende Programme oder AddOns des Anbieters installieren.
  2. Mit dem Empfänger sollte die Art der Verschlüsselung und das ggf. benötige Passwort zu vereinbaren.
  3. Die Passwörter sollten so abgelegt werden, das kein unbefugter Zugriff erfolgen kann und Sie sollten in regelmäßigen Abständen mit dem Empfänger ein neues Kennwort ausmachen.
  4. E-Maildienste die Lösungen wie z.B. „E-Mail Made in Germany“ anbieten reichen definitiv nicht aus, da hier die Mails nur auf dem Weg vom Versender zum Provider verschlüsselt übertragen werden und im Anschluss nicht mehr. Zusätzlich liegen die Mails beim Provider im Klartext vor und können von diesem theoretisch eingesehen werden.
  5. Vor der Nutzung von Diensten wir GoogleMail und anderen nicht europäischen Email Anbietern sollte generell abstand genommen werden, da hier kein deutscher Datenschutz greift. Vorzugsweise sollte aus deutsche Anbieter zurückgegriffen werden.

Sie haben Fragen zur E-Mailnutzung in der Arztpraxis?

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